Een gezonde zorgorganisatie met InDialoog

Hoe pak je je het aan? En hoe zorg je er uiteindelijk voor dat je mensen gezond werken en niet vertrekken naar een andere organisatie, of nog vervelender de zorg verlaten. Vragen waar wij ons als Stichting IZZ dagelijks mee bezighouden. Een gezond organisatieklimaat blijkt hét antwoord op deze vragen. IZZ heeft de wetenschappelijk bewezen aanpak InDialoog ontwikkeld waarmee zorgorganisaties hun organisatieklimaat in drie stappen kunnen verbeteren. Eenvoudig, laagdrempelig en zeer effectief zo blijkt uit de resultaten.

Staat mijn gezondheid als medewerker op de agenda?

Een gezond en veilig organisatieklimaat draait om de dagelijkse betekenis en perceptie die medewerkers hebben over de aandacht die er is voor gezond en veilig werken. Staat mijn gezondheid als medewerker op de agenda? Of hebben we het alleen over de gezondheid van de patiënt/cliënt? Het is terug te zien in beleid, procedures en in de dagelijkse manier van werken.

Omdat klimaat gaat over wat je dagelijks ervaart kun je het makkelijker benoemen en makkelijker veranderen. Je ervaart wat er wel en wat er niet goed loopt, of je wordt gewaardeerd, hoe de samenwerking verloopt. Beleving kan alleen veranderen door er met elkaar over te praten. Dit lijkt simpel en een open deur maar de praktijk laat zien dat het voeren van een oplossingsgericht dialoog ingewikkeld is.

De vijf dimensies van het organisatieklimaat

Het organisatieklimaat bestaat uit vijf dimensies, deze beïnvloeden elkaar. Het verbeteren van het organisatieklimaat vergt een interventie waarin deze vijf dimensies zijn opgenomen.

1. Prioriteit bij het bestuur en hoger management
2. Betrokkenheid van de leidinggevende
3. Groepsnormen en –gedrag in het team
4. Communicatie open en helder
5. Participatiemogelijkheden voor medewerkers

De eerste is de prioriteit die het bestuur geeft aan gezond en veilig werken binnen haar organisatie. Uit onderzoek van IZZ blijkt dat zorgmedewerkers dit de belangrijkste dimensie vinden. Het gaat erom dat de bestuurder in woord en daad uitstraalt dat gezond en veilig werken belangrijk is. In de praktijk blijkt dat bestuurders soms worstelen met deze rol. Twee veel gehoorde dilemma’s zijn dat gezond en veilig werken een taak van HR is of dat in een organisatie met zelfsturende teams de bestuurder zich niet met de teams mag bemoeien. Daarnaast zien we dat bestuurders hun positieve invloed om het organisatieklimaat te verbeteren onderschatten. Maar het is niet altijd even makkelijk om de organisatietop hiertoe te verleiden.

Het tweede punt gaat over de betrokkenheid van de leidinggevende. Hier geldt in principe hetzelfde voor als voor de bestuurder alleen is de leidinggevende of taakverantwoordelijke actief betrokken bij het procesmatig begeleiden van de teamdialoog en het mogelijk maken om oplossingen te implementeren.

Het derde punt betreft de groepsnormen en het groepsgedrag in het team. Weten we nog van elkaar wie we zijn en waar we professioneel voor staan? Zijn thema’s als onveiligheid, fysieke overbelasting, de overgang, werk-privé balans bespreekbaar.

Het vierde punt gaat over een open en heldere communicatie met elkaar. Belangrijk voorwaarde voor een constructieve dialoog is dat er eerlijk gesproken wordt en dat er afspraken worden gemaakt over wat er met de inhoud van de gesprekken wordt gedaan zodat er een veilige omgeving is. Welke oplossingen moeten worden gezocht en hoe kunnen we die implementeren. De participatiemogelijkheden, het laatste punt en vijfde punt, van de medewerkers zijn hier van essentieel belang.

InDialoog: het organisatieklimaat verbeteren in drie stappen

InDialoog kent drie stappen, steeds voorafgegaan door ondersteunende teamcoachingsessies. De deelnemende teams doorlopen drie keer een ronde en per ronde wordt een subthema gekozen binnen het overkoepelende thema ‘gezond en veilig werken’. Alle thema’s die betrekking hebben op gezond en veilig werken kunnen in de Aanpak aan de orde komen, bijvoorbeeld: fysieke arbeidsbelasting en psychosociale arbeidsbelasting (werk- en regeldruk, agressie en geweld, de overgang).

Stap 1: Teampeiling
In de eerste stap worden de meningen van de medewerkers (anoniem) gepeild aan de hand van enkele stellingen.

Stap 2: Teamdialoog
Het gehele team gaat onder leiding van de teamleider in gesprek over de uitkomsten van de teampeiling. De medewerkers ventileren meningen en ideeën en bespreken knelpunten.

Stap 3: Bestuurder op de werkvloer
Iemand uit het hoger management (bestuurder of directeur) gaat in gesprek met de teamleden over de uitkomsten van de teamdialoog. Wanneer het noodzakelijk én mogelijk is, neemt deze persoon direct een besluit om zaken op te lossen die veilig en gezond werken belemmeren.

De ervaring leer dat in de eerste ronde het altijd een beetje schuurt. Dit hoort erbij en wordt minder in de volgende rondes. Dit heeft te maken met de ontwikkeling waarin medewerkers zitten en de groei die de teams doormaken. Het is een leerproces om constructief en oplossingsgericht met elkaar te communiceren.

Succesfactoren

De wetenschappelijk toets toont aan dat er een aantal succesfactoren zijn waardoor InDialoog nog meer effect heeft

• Hoog commitment in woord en daad van management tijdens de uitvoering van de Aanpak
• Veel ruimte voor daadwerkelijk implementeren van oplossingen en ideeën die uit de dialoog naar voren komen

Risico’s voor zorgorganisaties met een hoog zorggebruik

Welke risico’s houdt een hoog zorggebruik in voor een organisatie? ‘Het risico is dat zorgorganisaties met een hoog zorggebruik in een negatieve spiraal dreigen terecht te komen. Het is vaak een indicatie van een slecht organisatieklimaat. Het een leidt tot het ander: een slecht organisatieklimaat leidt tot meer werkdruk, meer zorggebruik en meer verzuim, en uiteindelijk tot meer verloop en openstaande vacatures. Andersom is er ook een positieve spiraal.

Door het nijpende personeelstekort in de zorg is het dringend nodig deze negatieve trend om te buigen in een positieve. Alsof dit al niet moeilijk genoeg is, zal de komende jaren de gemiddelde leeftijd van zorgmedewerkers onherroepelijk stijgen. Door de vergrijzing en doordat mensen langer moeten doorwerken. En met de leeftijd stijgt het aantal (fysieke) klachten.’ Kan een zorgorganisatie het zorggebruik wel beïnvloeden? ‘Ja, dat kan. Er zijn namelijk ook organisaties waarbij het zorggebruik laag is. Het verschil tussen de best en slechtst scorende zorgorganisatie in fysiotherapie is enorm. Dit loopt uiteen van 17% tot 59% zorggebruik! En bij psychische zorg is precies hetzelfde aan de hand (0% tot 27%).’

Meer over Zorggebruik als indicator voor gezondheid van zorgmedewerkers

Wetenschappelijk bewezen in de praktijk

Tien zorgorganisaties uit verschillende branches hebben InDialoog getoetst. 220 zorgteams, met in totaal 3600 zorgmedewerkers. De resultaten zijn prachtig: Tussen de 11 en 15% van de medewerkers voelt zich minder uitgeput, de kwaliteit van de zorg neemt toe en het arbeidsgerelateerde verzuim is gedaald met bijna 70%! Al veertig andere zorgorganisaties volgden het afgelopen jaar hun voorbeeld. InDialoog komt er kortweg op neer dat je een dialoog over gezond en veilig werken opstart met alle lagen in de organisatie. De resultaten van deze aanpak tonen aan dat het organisatieklimaat beter wordt en dat lichamelijke en emotionele klachten in aantal dalen. Medewerkers die in een gezond en veilig organisatieklimaat werken ervaren minder job demands en meer job resources. Inmiddels hebben meer dan 75 zorgorganisaties de aanpak succesvol toegepast. 

Meer informatie en materialen: www.izz.nl/indialoog 

Bron: Bronkhorst, B. (2018). Praktijktoets Aanpak Organisatieklimaat: Wetenschappelijke toetsing van de Aanpak Organisatieklimaat binnen zorgorganisaties. Stichting IZZ: Apeldoorn.